Les formations et encadrements mis en place pour les salariés Phone Régie

Phone Régie met en place une formation e-learning préalable à votre prise de poste sur les techniques de l’accueil physique et téléphonique.

Salariés chez Phone Régie : Quels sont vos avantages ?

1.    Les primes versées aux salariés Phone Régie*

• Prime d’assiduité et de ponctualité
• Prime d’ancienneté
• Prime exceptionnelle (ou augmentation avec les mêmes conditions) :
• Prime de cooptation

2.    Les salariés Phone Régie ont droit à des Titres restaurant*

3.    Uniformes*

En fonction du site sur lequel vous êtes affecté(e), la société Phone Régie met à votre disposition un uniforme que vous devez impérativement porter.

*Ces primes sont versées aux salariés Phone Régie selon certaines conditions.
Pour en savoir plus, veuillez vous rapprocher de votre Responsable de Compte ou du Service des Ressources Humaines

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3, rue Cambronne / 75740 Paris Cedex 15
Tél. 01 53 58 60 00 / Email : recrut@phone-regie.com

Les métiers de l'accueil - Un marché porteur

L'évolution du marché vers l'externalisation des services

A côté de son activité principale, l'entreprise a de nombreux services à sa charge. Elle peut avoir à gérer l'accueil de ses visiteurs, organiser la réservation des salles de réunion, prévoir un séminaire, distribuer le courrier… des services qui ne sont pas son cœur de métier. 

Parce que les enjeux sont souvent économiques, sociaux ou encore logistiques, les entreprises ont compris l'intérêt de confier ces services à des professionnels qualifiés et de se recentrer sur leur cœur de métier.

Ainsi depuis la fin des années 90, le marché du multiservices a connu un réel essor et connaît depuis environ 5 ans une croissance de l'ordre de 5 à 10% par an. 

Cette tendance est promise à une certaine pérennité avec une marge de progression importante dans les dix années à venir. Dans une logique de rationalisation, les entreprises recherchent de plus en plus à regrouper les compétences et à réduire du même coup le nombre sur ces métiers. 

Pourquoi externaliser ses services ?

Externaliser l'Accueil

Pour une entreprise, grand groupe ou PME, l'accueil a une dimension stratégique puisqu'il touche à l'image même de la marque. C'est un point délicat que la marque doit prendre en compte à plusieurs niveaux :

       

- Au niveau stratégique 

L'accueil est un métier très exigent qui a évolué et nécessite une vraie technicité et de hautes compétences. En confiant la gestion de l'accueil à des professionnels, l'organisme peut se recentrer sur son cœur de métier.

- Au niveau du savoir-faire 

L'accueil nécessite un savoir-faire considérable mais également des qualités humaines indispensables à un accueil de qualité. Le métier se professionnalise de plus en plus et la formation ainsi que l'encadrement des personnes offrent l'assurance d'un accueil de qualité.

- Au niveau de la gestion des absences 

Par définition l'accueil ne peut pas rester vacant. En cas de maladie, congés ou absence des personnes de l'accueil, l'entreprise doit supporter les démarches contraignantes pour pourvoir à son remplacement. 

- Au niveau du lien social

L'accueil est LE point d'entrée de tous les publics de l'entreprise : clients, collaborateurs, prospects, fournisseurs… tous passent obligatoirement par l'accueil. L'attitude de l'hôtesse ou de l'hôte d'accueil dégagera inévitablement une première impression de l'entreprise. La personne de l'accueil sert également de lien social entre les publics de l'entreprise. 

Externaliser les Services Généraux

Les services à l'occupant apportent par définition tous les services dont un collaborateur d'une entreprise a besoin dans le cadre de son travail : réaliser des reprographies, réserver une salle de réunion, appeler une navette… 

En confiant ces services à une entreprise externe, l'entreprise fait gagner du temps au collaborateur et se concentre sur son cœur de métier.

De plus la gestion des services généraux réclame une organisation drastique et la gestion des coûts, des contrats, l'optimisation des fournisseurs…

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Le métier du Superviseur : description

Définition :

Le métier du Superviseur s'apparente à celui du chef hôtes ou hôtesses.

C'est avant tout un manager, qui a un sens des responsabilités et qui encadre une équipe de téléconseillers.

Ses missions :

- superviser, encadrer une équipe de téléconseillers

- réceptionner les appels, les transférer vers le service concerné

- gérer la mise à jour de la documentation, du traitement des appels en langue étrangère, et de l'appui au standard sur le traitement des appels complexes 

Qualités requises :

- une excellente présentation

- une expérience significative dans l'accueil en entreprise ou l'événementiel

- du dynamisme, une parfaite organisation, du professionnalisme et de la rigueur

- responsable, autonome, capacités à gérer des situations complexes

- la courtoisie et un bon sens du relationnel

- la maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères

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Le métier du Chef d'équipe d'hôtes et hôtesses d'accueil

Définition :

Le métier du chef d'équipe d'hôtes et hôtesses d'accueil ou chef hôtes et hôtesses est un métier à fortes responsabilités.

Le chef hôtes et hôtesses ou chef d'équipe est une personne ayant une expérience significative en accueil en entreprise ou événementiel.

En tant que manager d'hôtes et hôtesses d'accueil, celui-ci assure le bon déroulement d'une prestation et veille à la satisfaction du client.

Ses missions :

- assurer le management de l'équipe : briefer et encadrer l'équipe d'hôtesses (relationnel, conseil, motivation), organisation et adaptation des plannings, contrôle de la présentation des hôtesses, respect du cahier des charges. Le chef d'équipe a un engagement de résultat à respecter.

- suivre la prestation : le chef d'équipe d'hôtes et hôtesses est l'interface permanente entre le client et l'équipe. Il centralise les demandes, les diffuse, veille à l'application des informations fournies par le client et s'assurer de la qualité de la prestation rendue.

- former les nouveaux titulaires

- gérer les éventuels conflits et les situations de crise

- participer à la rédaction du plan de prévention avec le client.

Qualités requises :

- une expérience significative dans l'accueil en entreprise, ou l'événementiel

- dynamisme

- parfaite organisation, professionnalisme et rigueur

- responsable, autonome, capacités à gérer des situations complexes

Synonyme : Chef hôtes / hôtesses

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Le métier du téléconseiller

Définition :

Le téléconseiller ou la téléconseillère travaille avec un ordinateur et un téléphone. C'est une personne qui se charge uniquement des appels entrants d'une entreprise.

Celui-ci exerce son métier dans des bureaux ou directement dans des centres d'appels téléphoniques.

Son rôle :

- réception d'appels, transfert vers différents services

- gestion de la mise à jour de la documentation

- traitement des appels en langue étrangère (selon l'entreprise)

- épauler le standard sur le traitement des appels complexes

Principales qualités requises pour être téléconseiller :

- bon sens du relationnel

- la maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères

- la courtoisie

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Que fait l'hôte ou l'hôtesse d'accueil multi-sites ?

Définition du métier d'hôte ou hôtesse multi-sites :

D'astreinte du lundi au vendredi sur une amplitude horaire de 6h à 21h, l'hôte ou l'hôtesse d'accueil intervient sur un portefeuille de clients prestigieux orientés vers l'international.

Disposant d'une expérience significative dans les métiers de l'accueil, il ou elle est en charge du remplacement, de la formation d'hôtes ou d'hôtesses d'accueil et de l'intégration des hôtes ou hôtesses titulaires.

Ses tâches :

- réception de visiteurs / clients

- gestion des appels entrants (réception et transmission au sein des divers services)

- gestion des salles de réunion (réservation, préparation)

- réservation de taxis en cas de besoin

- affranchissement, tri et dispatch du courrier

- création de badges

- gestions des fax et des envois de colis par prestataires ou par coursiers

Qualités requises :

- une excellente présentation

- un bon sens du relationnel

- la maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères

- la courtoisie

Quelques synonymes :

L'hôte ou l'hôtesse multi-sites peut également être appelé(e) hôte, hôtesse, hôte ou hôtesse d'accueil, agent d'accueil, réceptionniste ou encore standardiste.

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